Модуль Проектные задачи для контроля сотрудников

Бизнес-процесс контролируется модулем Задачи. Система настроена таким образом, что каждый шаг менеджера контролируется и сопровождается назначением новой задачи или приходом уведомления.

Рис 1. Диаграмма Ганта, бизнес-процесс через задачи


Рис 2. Появление уведомления по задаче

На рабочий стол пользователя приходят уведомления о назначении новых задач, список которых можно увидеть в быстрой панели. Задачи, окрашенные в красный цвет обозначают дедлайн.


Рис 3. Организационная структура компании

Задачи со статусом дедлайн отправляются на рассмотрение более высокой роли в иерархии. Например, от менеджера к старшему менеджеру, от старшего менеджера директору филиала согласно оргструктуре компании, настроенной в црм (Рис 3).


Каждая проектная задача в системе имеет свой срок выполнения, он имеет связь с модулем Рабочее время сотрудника. Данный модуль учитывает праздники, выходные, график рабочего времени в будние дни сотрудников каждого филиала.

Рис 4. Панель выполнения задачи в Vtiger CRM

При клике на любую из задач в виджете открывается панель выполнения задачи, которая содержит описание задачи, кнопку закрытия задачи. Например, в задаче на Рис 4 требуется подгрузить в систему три документа и только потом ее закрыть. Система проверяет подгрузку документов.


Рис 5. Уведомление о появлении новой задачи

При назначении новой задачи для пользователя всплывает новое уведомление в нижней части экрана, пример уведомления показан на рис 5.

Рис 6. Виджет задач в Vtiger CRM

При клике по иконке задач открывается виджет со списком назначенных пользователю задач. Напротив каждой задачи есть кнопка открытия панели выполнения задачи (рис 6).

Рис 7. Вид модуля Проектные задачи

На рис 7 показан вид модуля Проектные задачи. Модуль хранит полный список проектных задач и уведомлений, генерируемых системой и заложенных в диаграмме Ганта (рис 1). Задачи пронумерованы в порядке, соответствующем бизнес-логике компании. Последовательность выстроена таким образом, что каждая последующая задача вытекает из предыдущей, являющейся по отношению к ней родительской задачей.

Рис 8. Вид модуля Мои Задачи

Модуль Мои Задачи содержит список задач пользователя. Задачи можно отфильтровать по статусу (например, вывести список всех задач-дедлайн). Также в списке видно, с каким модулем системы связана данная задача (например, задача связана с модулем Акты).


Рис 9. Настройка исполнителя проектной задачи

Модуль Исполнители предназначается для назначения исполнителей задач. Список исполнителей это список ролей, заложенных в црм. Например, исполнителем задачи могут являться все пользователи с ролью бухгалтер.


Рис 10. Список комментариев из задач

Процесс выполнения всех задач сопровождается обязательными комментариями исполнителей. Данные комментарии выводятся в блоке комментарии связанных модулей CRM (рис 10).

Рис 11. Уведомление о выполнении активности

Кроме задач, система генерирует для пользователя разные типы уведомлений. Например, уведомление о необходимости отправить коммерческое предложение на почту клиенту, уведомление, информирующее менеджера, что его КП направлено на согласование руководству и прочие.

Календарь
Проектная задача управляет задачей в календаре. Когда сотрудник берет задачу на выполнение автоматически создается задача в календаре. При выполнении задачи в календаре закрывается задача в проектных задачах.

Дедлайн
Если задача не выполняется вовремя, то статус проектной задачи автоматически меняется на “дедлайн”. Данный список будет доступен автору задачи в шапке црм.

Связная задача
После выполнения данной задачи будет автоматически создана следующая задача. То есть можно создать цепочку задач, которые будут выполняться последовательно. Выполнение последующей задачи невозможно без выполнения родительской.

Чат
Комментарии к проектным задачам будут работать через чат.

Статистика
Результат выполнения задач будет отображен в отдельной статистике, который будет в дальнейшем использоваться в КПИ.
Поля: Дата, Количество задач, Выполненных в срок (да/нет), Невыполненных, Объем часов.